Análisis de la rotación de mercancías y su incidencia en los costos de almacenamiento en la empresa K’Centro Pica
Analysis of merchandise turnover and its impact on storage costs in the K’Centro Pica Company
Keren Mieles
Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila
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Thalía Moreira
Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila
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Resumen
El presente estudio pretende identificar las principales falencias que existen en el área de inventario. Mediante la investigación se pudo dar a conocer las principales causas de los problemas existentes que han dado como resultados altos costos que ha tenido que cubrir la empresa, por el cual se han propuesto diferentes ideas para que le empresa pueda tomar en consideración, y saber cuán importante es llevar un control de inventario adecuado en la bodega de almacenamiento. Optando y escogiendo los mejores métodos que faciliten el control adecuado del inventario, la empresa ha llegado a tener mejoras en sus procesos. Palabras Clave: inventario, demanda, rotación de mercancías, costos, almacenamiento.
ABSTRACT
This study aims to identify the main shortcomings that exist in the inventory area. Through the investigation, the main causes of the existing problems that have resulted in high costs that the company has had to cover have been disclosed, for which different ideas have been proposed so that the company can take into consideration, and know how It is important to keep adequate inventory control in the storage warehouse. By opting for and choosing the best methods that facilitate adequate inventory control, the company has come to have improvements in its processes.
Keywords: inventory, demand, goods turnover, costs, storage
Introducción
El problema visto en la empresa, no solo le sucede a K’Centro Pica. Existen muchas empresas alrededor del mundo con el mismo caso que por su parte han sabido tomar cartas en el asunto y solucionar cada falencia existencial en la bodega. Mientras no exista un control eficaz en el inventario, los costos que se generan se van a elevar, principalmente porque no se conoce la demanda, y es lo que la empresa en observación no realiza, se desconocen los datos y cuando llega el día en realizar el abastecimiento simplemente lo hacen empíricamente, como lo crean posible, simples suposiciones que se relacionen al registro de ventas de la empresa.
El objetivo principal de la investigación es conocer el actual control de inventario que se lleva a cabo en la empresa, y en función de eso la cómo las mercancías ofertadas rotan entre sí, cómo es la rentabilidad de cada producto. El objetivo secundario y conocer los costos los cuales tiene que cubrir mensualmente y según aquello dar pautas claves para poder reducir ciertos costos, que muchas veces son innecesarios. De acuerdo a los resultados que obtengan en el transcurso, se propondrán estrategias de mejora para que la empresa pueda tomar en consideración.
Para llevar a cabo la investigación se tomaron medidas de recolección de datos, para analizarlos de forma cualitativa y cuantitativa, según la aportación teórica de la empresa en ciertos temas se llegó a obtener la semejanza entre las hipótesis y la información que la empresa suministró.
Los temas generales en los cuales se basa el proyecto gira entorno a la gestión de inventario: modelos, tipos y control del inventario, variables que afectan a la gestión del inventario. El inventario se mueve conforme sea la rotación de las mercaderías en existencia, para ello existen diferentes métodos para calcular la rotación de cada producto que se oferta y según los resultados abastecerse de forma prudente más no en gran cantidad y que en un futuro existan productos en obsolencia que no estén cumpliendo un papel satisfactorio dentro de la bodega.
Objetivo General
Analizar la rotación de la mercancía y su incidencia en los costos de almacenamiento en la empresa K’Centro Pica ubicada en la ciudad de Santo Domingo, 2019.
Objetivos Específicos
- Conocer el proceso de control de inventario en la empresa.
- Determinar las mercancías con mayor y menor rotación.
- Establecer los costos de almacenamiento que genera la empresa K’Centro Pica
- Identificar los elementos claves para disminuir los costos de almacenamiento.
- Proponer estrategias para reducir el exceso de inventario en bodega
Formulación de la Hipótesis
¿Cómo inciden los costos de almacenamiento en la rotación de las mercaderías en la empresa K’Centro Pica ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los colorados?
Importancia del Problema
Realmente la empresa no se ha tomado en consideración nunca para realizar un estudio sobre su inventario, dada la oportunidad se establecieron parámetros para la mejora continua de sus procesos en la bodega de almacenamiento. Se considera el proyecto una investigación aplicada debido a que existe la necesidad de resolver las falencias que muchas veces ocurren en las empresas: exceso de inventario, almacenamiento desorganizado, demanda insatisfecha, productos obsoletos, etc.
Metodología
Enfoque/Tipo de investigación
Descriptivo
Es aquel método que se utiliza únicamente para describir de forma correcta al fenómeno que va a ser estudiado. Este método no busca razones, solamente describe al problema y sus componentes. (Hernández y otros, 2010)
Este método se utilizó en el desarrollo de la investigación, mediante la visita hecha a la empresa K’Centro Pica, solamente se conoció el problema el cual está dependiendo mucho de los costos que se están generando en la bodega, de lo contrario, no se conoce las razones por las cuales se dan esos fenómenos.
Deductivo
El método inductivo es un proceso de razonamiento el cual con lleva una investigación desde lo universal a lo particular. El procedimiento para implementar este método es iniciar con una o varias hipótesis para llegar a una conclusión. (Hurtado y Toro, 2007)
En la investigación realizada, se utilizó este método conociendo inicialmente a aquellas empresas que han tenido falencias dentro del inventario, en cuanto a sus costos para relacionar la similitud de los problemas y conocer las principales razones por las cuales hay decadencia en el inventario y su respectiva rotación, así mismo llegar a una conclusión y considerar si la empresa K’Centro Pica necesita de un cambio para minimizar los costos que se están generando.
Población
La población es un conjunto de individuos o elementos que tienen características en común, las cuales pueden ser elegidas para formar parte de una investigación. En este caso, la población de la empresa K’Centro Pica es todo el personal que labora, independientemente de la actividad que desempeñe en la empresa.
La distribución del personal se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 1.
Población
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DESEMPEÑO |
CANTIDAD |
|
Jefe |
1 |
|
Gerente general |
1 |
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Administración |
1 |
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Cajeros/estibadores |
3 |
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TOTAL |
6 |
Fuente: Investigación de campo. (2019). Encuestas realizadas al personal de
la empresa K'Centro Pica. K'Centro Pica: Santo Domingo.
Elaborado por: Mieles, K., & Moreira, T.
Muestra
En el caso de la muestra, da la explicación que es un subconjunto el cual es parte de la población, la muestra representa a la población en todo aspecto. En la investigación se tomó como muestra solo que aquellas personas que son parte de la recepción, inventario y almacenamiento. Dada la situación por la cual la población es finita (menos de 200 individuos), todo el personal de la empresa K’Centro Pica serán el número determinado para realizar el estudio de la investigación: 6 personas.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos
Observación directa
Esta técnica consiste en observar la empresa que está sometida al estudio, sin intervenir en su cualidades naturales, solo se utiliza para comprobar el estado actual de la empresa. La técnica de observación fue utilizada al inicio del proyecto, yendo a las instalaciones de la empresa revisando ciertas cualidades las cuales fueron detalladas dentro de una ficha de observación (utilizada como instrumento de la técnica ya mencionada).
Entrevista
Es una técnica utilizada para acoger información mediante preguntas planteadas de forma directa: personal y oral, o digital; realizada a una persona profesional que tenga la capacidad de conocer y comprender cada pregunta o principalmente a una persona que es parte de la población.
El instrumento utilizado para la entrevista fue el cuestionario, compuesto de preguntas abiertas para que la persona entrevistada tenga la oportunidad de contestar de acuerdo a lo que el crea conveniente. Se realizó una entrevista al dueño de la empresa, Freddy Flores y al gerente de bodega, que es profesional en el tema de los inventarios.
Encuesta
La encuesta es una forma de recolección de datos, la cual sirve para obtener información sobre las personas de la muestra, sobre los temas necesarios con respecto a la investigación.
El instrumento utilizado en la encuesta fue el cuestionario, constó de preguntas cerradas y de opción múltiple, y en escala de Likert (bueno, malo, regular) para que los trabajadores puedan responderlas y evitar cualquier opinión sesgada la cual puede dañar el resultado total de la investigación.
Técnicas de Análisis de datos
Visualización de datos
Esta técnica se utiliza para expresar los resultados de una investigación gráficamente, siendo así una forma más rápida y sencilla de entender el resultado. Esta técnica forma parte de la investigación a raíz de que su utilización procede la tabulación de los datos numéricos obtenidos en la encuesta realiza a la empresa. (Toboso, 2016)
Análisis de patentes y literatura
Su utilización se basa en la comparación de los resultados con las publicaciones científicas, estudios, de autores, etc.
Resultados
La empresa K’Centro Pica fue fundada en el 2011 en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas por el Sr. Freddy Flores, surgió la idea de generar ingresos para el hogar. La misión de la empresa es mejorar la calidad de vida de las personas mediante la comercialización de productos innovadores. La visión principal de la empresa es poder expandirse alrededor de la ciudad y también posicionar más sucursales en diferentes ciudades del país. El equipo de K’Centro Piza es muy corto por lo tanto se mantienen unidos, junto con sus valores que son fundamentales para mantenerse y crecer cada día más: Respeto, compromiso, efectividad, solidaridad, integridad, credibilidad, sencillez y pasión por el trabajo. Los productos los cuales comercializa K’Centro Pica en su mayor parte son de plástico, artículos para el hogar, como bienes muebles, decoraciones, vajilla, etc.
Los productos que tiene mayor demanda son los plásticos mobiliarios (armarios, cajoneras) y los de menor demanda son los productos para la decoración de interiores (espejos, relojes, cuadros). Las personas que trabajan dentro del establecimiento en total son 6, de los cuales se sabe que son personas profesionales con ingenierías. En sí, la empresa ha sabido mantenerse en buenas condiciones, para presentarse al cliente de la mejorar manera, adquiriendo nuevas mercaderías cuando se puede y brindarle al cliente una accesibilidad e todos sus productos.
Control de inventario
Llevar a cabo un control del inventario consiste en relacionar el flujo de los productos con su flujo de utilización o campo de rotación. Para conocer la rotación de las mercaderías se lleva a cabo un debido ejercicio, y en función de ello se realiza el número de pedido correcto para que en un futuro la empresa no pierda el capital invertido. Ciertamente la empresa K’Centro Pica no lleva un adecuado control de inventario, ellos realizan los pedidos por deducción, realizan pedidos en grandes cantidades, mercaderías de las cuales están totalmente acumuladas en la bodega. Cuando se trata de promocionar un producto ellos realizan una gran cantidad de pedido para comprobar si el producto lleva una alta demanda, y muchas veces la demanda queda insatisfecha y se acumula tal mercadería en la bodega.
Rotación de mercancías
Las mercancías que tienen mayor rotación dentro de la empresa K’Centro Pica son las sillas, cajoneras, armarios, mesas, etc. Todos aquellos productos mobiliarios de plástico son los que mayor rentabilidad tienen, en función a eso la empresa se abastece en gran cantidad, y la mayor parte de su bodega está llena de estos productos de plásticos.
Las mercancías con menor rotación son relojes, cuadros de fotos, todos aquellos productos relacionados con la decoración de interiores. Ciertamente son los que tienen menor rotación, pero aun así la empresa se abastece en una cantidad media de estos productos.
Costos de almacenamiento
A continuación se expresan de manera general los costos de los cuales la empresa K’Centro Pica debe cubrir mensualmente:
- Costos de gestión
En estos se incluyen los costos indirectos, los de administración que se resumen en cinco costos, de los cuales K’Centro Pica maneja los tres siguientes:
Tabla 17.
Gestión
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TIPO |
COSTO |
|
Personal |
1 932 $ |
|
Material de oficina |
25 $ |
|
Servicios básicos |
105 $ |
|
TOTAL |
2 062 $ |
|
- Costos de almacenamiento
Este costo de almacenamiento incrementa en relación directa al volumen del valor de la mercancía guardada y al tiempo de permanencia de dicha mercancía en el almacén. K’Centro Pica maneja solo dos costos presentados en la siguiente tabla:
Tabla 18.
Almacenamiento
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TIPO |
COSTO |
|
Financiero (abastecimiento) |
1500 $ |
|
Mantenimiento |
600 $ |
|
TOTAL |
2 100 $ |
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- Costos de infraestructura
Son los costos correspondientes a equipos fijos, que pueden considerarse aproximadamente independientes en su conjunto al nivel de la actividad en el almacén. Los costos de infraestructura son 7, pero K’Centro Pica maneja los siguientes:
Tabla 19.
Infraestructura
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TIPO |
COSTO |
|
Seguro de los trabajadores |
183 $ |
|
Sistema de seguridad |
200 $ |
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Impuestos |
8 000 $ |
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TOTAL |
8 383 $ |
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- Costos por ruptura o demanda insatisfecha
Como tu tema lo indica son costes originados por no satisfacer la demanda de los clientes o a su vez, han ocurrido daños en la mercancía en el transcurso del tiempo, o este es devuelto.
Tabla 19.
Mercadería
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TIPO |
COSTO |
|
Daño de mercancía |
75 $ |
|
Demanda insatisfecha |
175 $ |
|
Devoluciones |
100 $ |
|
TOTAL |
350 $ |
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- Costos de operación
En este se incluyen todos los costos que se producen directamente relacionados con la actividad física del almacén. Habiendo 5 tipos de costos de operación, la empresa K’Centro Pica maneja únicamente el costo de etiquetado de los productos que están en percha, con un promedio de 20$ mensuales.
Se llega a la conclusión que es muy importante conocer los costos vinculados al inventario y el almacenamiento para que la empresa pueda proyectarse, y evaluar la utilidad con los recursos que posee.
Claves para optimizar costos
Disminuir los costos de almacenamiento se considera posible si se siguen las recomendaciones que se dan. Existen diferentes puntos claves para reducir los costos, y en función de la empresa de esta investigación se han considerado los siguientes:
- Gestión de talento, se debe estandarizar las capacitaciones al personal no solo para la actividad que realizan en la empresa, sino también para su autoestima, para motivarlo, según la práctica se verán resultados factibles debido a que hay mejor rendimiento de cada trabajador. De acuerdo a las encuestas realizadas el personal no recibe capacitaciones constantemente, recibieron instrucciones únicamente cuando obtuvieron el puesto de trabajo, y ciertas personas del personal son profesionales.
- Aprovechamiento efectivo de los recursos: aprovechar cada espacio dentro de la bodega, organizarla de manera que se pueda agilizar el desplazamiento de los trabajadores. Esto logra darle un buen uso a todo el espacio que se tiene en bodega y minimizar los gastos que se dan al almacenar los productos. La empresa K’Centro Pica debido al exceso de mercadería que tiene no existe un orden específico en la bodega, fuera de que no tienen los recursos suficientes para los procesos de inventario.
- Equipos e infraestructuras: ajustar los costos de los proveedores de energía, seguridad, obtener un número suficiente de recursos materiales para almacenar los productos lejos de la pared, y evitar el apilamiento de cajas. La empresa K’Centro Pica tiene escases en recursos materiales que se deberían de usar para el debido almacenamiento de los productos (es por ellos que existen robos, daños de las mercaderías ocasionando altos costos). Cuentan únicamente con 4 estanterías las cuales no están bien utilizadas y los productos están expuestos a riesgos.
Discusión
Tabla 21.
Discusión
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EMPRESA ACTUAL |
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PROPUESTA |
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MEJORA |
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La empresa Pica cuenta con una bodega propia donde se almacenan todo tipo de artículos de decoración para el hogar la cual se encuentra sin señaléticas y sin puerta que separe la bodega del área de exhibición. Debido a que se almacenan materiales como plásticos, cerámica, algodón y aluminio, los cuales no tienen un orden y son apilados lo que ocasiona daños y desorientación al realizar los pedidos o inventarios. |
Inversión en recursos materiales para el almacenamiento: los recursos materiales en los cuales invertir serán en estanterías y puerta de seguridad. Eliminación total de los productos obsoletos en la bodega |
Una vez utilizado las estanterías se podrán distribuir las áreas de acuerdo a la rotación de los artículos y aumentaría espacios y movilidad de la misma, y utilizando la puerta de seguridad ayudara a la empresa a disminuir daños y robos. |
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La bodega no tiene ningún responsable ocasionando falta de control de la misma |
Nombrar y capacitar a un responsable para darle un control adecuado a esta bodega |
Al nombrar una persona adecuada que lleve la administración de la bodega para poder saber las dificultades que puede prestar y darle una solución inmediata para reducir gastos además que incrementaría su eficiencia en el mercado. |
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El procedimiento de relación de mercancía recibida y racks de almacenamiento no contempla el material empaque, produciendo problemas en el momento de conocer la ubicación del material |
Diseñar un procedimiento que permita establecer una relación entre mercancía recibida y su ubicación en la de bodega de almacenamiento |
Al señalar las estanterías y tener los datos físicamente de las mercancías a los operarios de la empresa se les hará más fácil llegar al producto. |
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Conclusión
La empresa Pica, es una empresa en base a la experiencia a bases de sus propietarios y trabajadores, sin embargo no lleva un adecuado proceso de inventario lo que conlleva que la información requerida no sea facilitada y que no exista un control adecuado para realizar los pedidos.
No se realizaba una constatación física o digital periódicamente de la mercancía de baja y mayor rotación, de tal manera que en varias ocasiones se han presentado pedidos que no se han completado o que la mercancía sufra daños en la bodega por falta de organización.
Los costos establecidos de almacenamiento por la empresa Pica son: salario de los operarios, pérdida de abastecimiento, mantenimiento de los productos de la bodega y faltantes (robos) Para lo cual el mayor problema es el sobre-pedidos y el daño de la mercancía por la falta de organización.
Se identificaron tres factores importantes para reducir los gatos de almacenamiento lo cuales son: aprovechamiento efectivos de los recursos, gestión de talento (capacitaciones a los operarios) y equipos de infraestructura, lo que conllevaría a la empresa a incrementar su productividad y poder expandirse en el mercado.
Con la reestructuración física de la ubicación de las estanterías y puerta de seguridad de la bodega se obtiene mayor identificación de la mercancía (ubicando de mayor a menor rotación), vías de acceso, áreas de despacho, recepción de mercancías, oficinas administrativas dejando como resultado una óptima utilización de los espacios de la bodega además que facilita la gestión de inventarios reduciendo sobre-pedidos.
